すっきり探しやすい！書類整理のコツ

日常生活を送っていると様々な書類が家の中に入ってきます。気がつくと大量の紙の山が出来上がってしまい大切な書類が見当たらない！と焦った経験をしたことは誰にでもあるかと思います。
そこで、家にある書類を一度見直してみてすっきりと管理しやすく改善してみるのはいかがでしょうか？

書類整理のコツ

1.数を減らす

書類整理のコツはまず「この書類は本当に必要かどうか？」をしっかりと考えてみるところから始まります。例えば、一見必要そうに感じる取り扱い説明書。ネット上で確認することが出来るのであれば紙の説明書は不要になりますよね。(ただし、説明書に保証書が付いている場合には書面が必要になりますので注意が必要です)
重要な書類だと思って取っておいたものでも、実は期限が過ぎていたり新しく更新された書類が別に届いていたり。見直してみると不要なものも結構多いかと思います。

インターネット上で確認出来るものや、今後見返す予定のないものなどはどんどん減らしていくことをおすすめします。
少しでも数を減らすことで収納場所を省くことが出来るのはもちろん、整理する手間も大きく削減することができます。

2.書類を残す基準を決める

この書類は必要かどうか？１枚１枚考えながら作業していてはとても時間がかかってしまいます。そこで最初に「紙で保管するもの」と「デジタルで保管するもの」の基準（ルール）を決めてみてはいかがでしょうか？
もちろん例外もあるかと思いますが、ルールの大枠があることで選別のペースは大幅に短くなるはずですよ。

紙でもデジタルでも保管しておく必要が無いと感じた書類はどんどん処分していきましょう。

紙面で保管するべき書類

何でもデジタルで保管出来るのであれば管理も楽ですが、中には絶対に紙の原本が必要な書類もあります。主な例は次のようなものがあります。

・契約書
・保証書 (製品購入時の領収書)
・会社関連の領収書
・保険証券　など

こういった書類は長期的に保管が必要になる場合がほとんどです。いざ必要になった時にすぐ取り出せるよう、きちんと管理をすることが大切。
クリアファイルなど、中身が見やすい状態でひとまとめにしておくと管理がしやすいでしょう。

デジタル保管もおすすめの書類

デジタルで保管しても大丈夫な書類としては主に家電などの説明書。サイト上にデータが公開されている場合がほとんどなので、使い方が分からなくなってしまった場合は調べればOKです。
そしてどんどん増えてしまいがちなダイレクトメール。不要なものはすぐに捨ててしまえば良いのですが「これは後で見返すかもしれない」と判断に悩むものは電子化して取っておいても良いでしょう。

3.収納方法を考える

保管する書類を決めたらいよいよ収納方法について検討していきます。書類を収納するグッズは様々ありますが、それぞれのメリットデメリットについてはご存知でしょうか？書類の利用頻度や種類によってこれらを上手に使い分けることが収納上手への第一歩です。

ファイルの種類は主に3種類

書類を保管出来るファイルは主に3種類に分けられます。
書類を挟み込むだけのタイプ、書類に穴を開けて綴るバインダータイプ、大量の書類を入れることが出来るボックスタイプです。

挟むだけタイプ

単純に書類を挟み込むだけのこちらのタイプ、個別フォルダという名称で販売されていたりします。書類に穴をあける必要がなく、見出しを付けることが出来るので管理がしやすく書類へのアクセスが良い点がメリットとして挙げられます。

デメリットとしてはただ挟んでいるだけなので目線より高い位置や不安定な場所などに置くと書類が一気に落ちてしまう可能性があります。

バインダータイプ

穴あけパンチなどで書類に穴をあけて保管するバインダータイプ。順番にファイリングしていくことでその順番が狂いにくい。また書類がファイルにしっかりと綴じられているので持ち運びにも優れている点がメリットです。

デメリットは書類に穴が空いてしまうこと。再度使う可能性のある契約書など穴を開けずに保管したほうが良い書類には使わない方が良いでしょう。

ボックスタイプ

たくさんの書類を一度に入れることの出来るボックスタイプ。まとまらない書類もとりあえず入れてしまえばスッキリして見えます。頑丈で再利用がしやすいのもポイント。数枚単位の書類の管理というよりも、数十枚、数百枚単位で扱いたい場合に適しています。

しかしボックスタイプの中に入れる書類はしっかり分類をしておかないと結局管理がしにくくなってしまうので注意が必要です。個別フォルダと併用して使うのもおすすめです。

まとめ

書類は時間が経つと不要になるものも多いです。一度やったら大丈夫！と安心してしまわずに定期的な見直しをするようにしましょう。